15 marca 2018 roku weszła w życie ustawa zmieniająca szereg aktów prawnych, w tym w szczególności ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym, wprowadzając istotne z punktu widzenia przedsiębiorców, proceduralne modyfikacje w zakresie postępowania przed KRS.
Koniec ery papierowych sprawozdań finansowych
Kwestią budzącą największe zainteresowanie już od pierwszych dni obowiązywania nowych przepisów jest ograniczenie możliwości składania wniosków w wersji papierowej. Od 15 marca bieżącego roku, wnioski o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości a w tym m.in. sprawozdania finansowe, mogą być składane jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Niewątpliwą zaletą wprowadzonego rozwiązania jest odciążenie sądów rejestrowych, w których (jak zostało wskazane w uzasadnieniu projektu ustawy zmieniającej) w okresie składania sprawozdań, na jednego sędziego przypada do rozpatrzenia nawet do 100 wniosków dziennie co wydaje się być rzeczą niemożliwą do wykonania. W dzisiejszej dobie, ilość podmiotów podlegających rejestracji rośnie diametralnie zatem zmiany systemowe były niezbędne do prawidłowego funkcjonowania mechanizmu jakim jest postępowanie rejestrowe.
Taryfa ulgowa tylko do 30 września 2018 roku
W okresie przejściowym, sprawozdanie finansowe wraz z załącznikami będzie można sporządzić w tradycyjnej formie papierowej. Jednak aby wprowadzić niezbędną dokumentację do repozytorium dokumentów finansowych, skany załączników do wniosku powinny być uwierzytelnione za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. W praktyce oznacza to, iż do podpisania stosownej dokumentacji niezbędna jest osoba, której numer PESEL został ujawniony w KRS co może okazać się problematyczne dla spółek z udziałem podmiotów zagranicznych. Od 1 października wszystkie wnioski o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości będą składane w formie jednolitego pliku kontrolnego, wyłącznie drogą elektroniczną.
Zmiany nie tylko w obszarze elektronizacji postępowań rejestrowych
W wyniku wprowadzonych zmian, została całkowicie zlikwidowana instytucja kuratora rejestrowego. Stosowne regulacje z zakresu postępowania rejestrowego zostały wcielone do art. 42 Kodeksu cywilnego oraz art. 69 Kodeksu postępowania cywilnego rozszerzając
znacząco zakresu uprawnień kuratora. Wprowadzona modyfikacja pozwoli na ujednolicenie orzecznictwa i usunięcie wątpliwości co do zakresu uprawnień kuratora rejestrowego.
Ponadto całkowicie zrezygnowano z dokonywania wpisów w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, w związku z jego znikomą użytecznością. Od tej pory podstawowym źródłem informacji o dłużniku lub o kontrahencie są biura informacji gospodarczej w tym m.in. Krajowy Rejestr Długów BIG, które już wcześniej zyskały swą popularność w obrocie gospodarczym kosztem RDN.
Nastąpi wzmocnienie postępowania przymuszającego. Sądy rejestrowe zyskają możliwość wyegzekwowania od osób zobowiązanych do wyboru lub powołania zarządu wykonania ciążących na nich obowiązków. W przypadku niewykazania w odpowiednim terminie, że podmiot posiada organ uprawniony do reprezentacji sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę. W celu optymalnego ukształtowania postępowania przymuszającego, wprowadzono również obowiązek aktualizacji adresu do doręczeń przez określone kategorie osób. Sądy od dawna borykają się z problemem skutecznego doręczenia wezwań czy orzeczeń do osób uprawnionych do reprezentowania podmiotów. Zmiany te niosą za sobą zwiększenie bezpieczeństwa i pewności obrotu gospodarczego poprzez wyeliminowanie podmiotów pozbawionych osób do reprezentacji.
Ostatnia z omawianych zmian wynika z implementacji Dyrektywy 2017/1132/UE przewidującej integrację rejestrów a w tym m.in. rejestrów handlowych państw członkowskich UE i EOG oraz utworzenie platformy czy portalu E-Sprawiedliwość jako europejskiego elektronicznego punktu dostępu. Wprowadzenie systemu integracji rejestrów ułatwi przedsiębiorcom dostęp do dokumentacji zgromadzonej w jednym miejscu a w tym usprawni komunikację między rejestrami poszczególnych państw członkowskich UE i EOG.